Historische Vereniging Zuytlant

PRIVACY REGLEMENT VAN DE
HISTORISCHE VERENIGING Zuytlant (HVZ)

Zuidland, oktober 2018.

WAT IS DE AVG
De AVG is de vervanger van Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Algemene
Verordening Gegevensbescherming is de vertaling van de General Data Protection Regulation (GDPR), Europese wetgeving ter bescherming van natuurlijke personen en dan met name de verwerking van persoonsgegevens. Van organisaties wordt verwacht dat de bedrijfsvoering vanaf 25 mei 2018 in overeenstemming is met AVG.

INLEIDING
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie.
De HVZ hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De HVZ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij u daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
• Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HVZ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Reglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Secretariaat Historische Vereniging Zuytlant, J de Baanlaan 123 3201KW Spijkenisse.
Een e-mail kunt u ook sturen aan: hist.ver.zuytlant@gmail.com

PROCEDURE LEDENADMINISTRATIE
De HVZ hanteert een ledenadministratie waarvan per 25 mei moet worden aangetoond op welke wijze wordt omgegaan met deze persoonsgegevens. Mutaties in de ledenadministratie kunnen alleen door de hiervoor door het bestuur aangewezen functionaris worden verwerkt. De penningmeester, die ook de ledenadministratie bijhoudt, is door het bestuur hiervoor aangewezen met als backup de 2e penningmeester. Het bestuur heeft uitsluitend inzage in de ledenadministratie.

a. Welke gegevens voert de HVZ in haar ledenadministratie
– Voorletter(s), achternaam, adres, postcode en woonplaats, geboorte- datum en plaats, datum inschrijving als lid, telefoon-/mobielnummer, e-mailadres, IBANbanknummer en datum ontvangst contributie.
b. Het doel waarom deze gegeven worden opgeslagen
– De naam, adres en woonplaats gegevens uit de ledenadministratie worden gebruikt als postadres voor bezorging en de verzending van nieuwsbrief “de Slandenaer” en de contributiebrieven.
– De geboortedatum en -plaats van onze leden worden gebruikt om een goed beeld te kunnen vormen van opbouw van ons ledenbestand zodat de HVZ in kan spelen op de behoeften van haar leden.
– De datum van inschrijving wordt gebruikt voor de verwerking van de contributie inning.
– Het telefoonnummer wordt gebruikt om contact op te nemen met het lid.
– Het e-mailadres wordt gebruikt om de leden te informeren over actuele zaken die op de HVZ-activiteiten betrekking hebben.
– Het IBAN-banknummer wordt gebruikt als controle op de juiste verwerking van de contributie.
– Contributiegegevens zijn noodzakelijk om te kunnen bepalen of de leden aan hun betalingsverplichting voor de contributie hebben voldaan.
c. Beeldmateriaal
Foto’s, video’s en overige beelddragers voor het opbouwen en in stand houden van de
Historie van Zuidland. Op deze foto’s, video’s en beelden kunnen leden en derden
herkenbaar in beeld worden gebracht. Deze foto’s of video’s kunnen gepubliceerd
worden op onze website of Sociale Mediakanalen zoals (maar niet beperkt tot)
Facebook, Instagram en Twitter. Mocht u bezwaren hebben tegen een (of meerdere)
van u gepubliceerde foto(‘s) op een van deze platforms kunt u dit melden via:
hist.ver.zuytlant@gmail.com Wij zullen deze beelden zo snel mogelijk
van al onze kanalen verwijderen.

d. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft verstrekken wij niet aan derden, tenzij u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
e. Bewaartermijn.
De HVZ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (tot 2 jaar na opzegging lidmaatschap) dan wel op grond van de wet is vereist.
f. Beveiliging
De ledenadministratie is opgeslagen op een server in eigen beheer, deze is niet aangesloten op het internet.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens de HVZ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
g. Rechten betreffende uw gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van
ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u
het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in
opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat
wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. h. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vastgesteld op de bestuursvergadering van de HVZ op 30 oktober 2018

Close Menu